資料精煉服務-由人工智慧AI支援

永輝透過 資料精煉服務 提供的 資料轉換器 (Data transformer)用在貴司，避免手工輸入或人工處理。
Email: data.refining.services.ct@evershinecpa.com
陳中成 首席合夥人/會計師/專利師
永輝-財務長最強而有力的臂膀

企業作業流程常久以來面臨的問題？

外部單位提供紙本或報告格式，需手工輸入公司內部資訊系統。
公司內部不同資訊系統之間資料交換不順暢，需重複輸入、多重人手串接。
請不到員工來做重複的工作。

永輝提供服務的實際案例？

案例一：Amazon 市場服務代理商 — 交易資料自動化輸入
一家國際企業擔任 Amazon 市場服務（Amazon Market Services）代理商，過去必須從 Amazon 下載交易資料後，再手動輸入至 QuickBooks 系統。
Evershine 部署了 五個 RPA 軟體機器人（Robotic Process Automation Bots），使員工完全不需人工輸入資料。
因此，整體作業時間由 10 天縮短為僅需 2 天，效率提升顯著。

案例二：外資曼谷子公司 — 預扣稅申報表（P.N.D. 1）自動化
一家位於 泰國曼谷的外資子公司，原本每月需 人工輸入約 200 份預扣稅申報表（P.N.D. 1）。
Evershine 導入 RPA +AI+OCR 解決方案，使員工能自動完成所有表單處理，完全不需人工輸入。
作業時間由 3 天大幅縮短為僅需 2 小時，效率提升超過十倍。

案例三：外資日本子公司 — 勤怠管理表自動化
一家位於 日本熊本的外資子公司，原本每月需 人工輸入約 90份勤怠管理表。
Evershine 導入 RPA +AI+OCR 解決方案，使員工能自動完成所有表單處理，完全不需人工輸入。
作業時間由 1 天大幅縮短為僅需 半 小時，效率提升顯著。

案例四：外資日本子公司–會計帳務處理自動化
一家位在日本東京外資子公司，員工150人左右了,在台灣母公司使用TIPTOP，將日本子公司的銷售（立帳）及收款（沖帳）及進貨(立帳)及付款(沖帳)，都已在TIPTOP中作好全部會計帳，只有員工及辦公室的費用報銷,使用日本的Money Forward 系統，方便付款。
原本日本子公司的內部員工或委任稅務師, 需要拿單據再重複輸入至日本的Yayoi 系統，帳務處理往往落後3個月以上，且日本員工一再表示, 不願意作這種大量重複性的工作。
永輝導入 RPA +AI+OCR整合母、子公司不同系統產生的交易資料後，逐筆審核法規遵循，流轉稅區分，會計科目對照等，產生Yaoyi 系統的財務報表及日記帳分錄及附加檔，然後交給日本稅務師覆核後，作稅務申報。
日本子公司的內部員工或委任稅務師，不必重覆輸入到日本的Yayoi 系統，每月準時產生報表。

永輝的 資料精煉服務，內容是什麼?

永輝的解決方案是透過 資料精煉服務 提供的 資料轉換器 (Data transformer)給貴司使用。
這個工具能夠在不同現有系統之間高效地進行資料檔案交換，避免了全面更換新系統的昂貴成本和高風險，讓公司能在熟悉舊系統的基礎上進行升級 。
資料轉換器能快速作業、減少人工輸入，並大幅提高資料作業品質。
它能將紙本票據資料透過AI+OCR擷取辨識後生成Excel檔，再轉換成可匯入目標系統的資料檔格式；對於可下載為Excel檔的資料，也能直接轉換成可匯入目的系統的格式 。

永輝的 資料轉換器 如何幫助提高資料作業品質和效率？

永輝的資料轉換器 (Data Transformer) 在提高資料作業品質和效率方面扮演關鍵角色。
它能夠在不同現有系統之間高效地進行資料檔案交換，避免了重複輸入和多重人工串接所造成的低效率和資訊品質不佳問題 。
具體功能包括：

• 自動化轉換：能將紙本票據資料透過AI+OCR擷取辨識後，產生Excel檔，再轉換為可匯入目的系統的資料檔格式。
• 彈性輸入：對於可下載為Excel檔的資料，也能直接轉換為可匯入目的系統的資料檔格式。
• 減少人工錯誤：透過自動化和標準化的轉換流程，大幅減少了人工輸入可能造成的錯誤，確保資料的準確性。
• 加速作業：顯著提升了資料處理的速度，讓企業能夠即時獲得正確的資訊 。

這些功能共同作用，不僅提升了資料的品質，也大大增強了財務作業的效率。

資料精煉服務-由人工智慧AI支援，內容包括:

step1 : 光學字元辨識（OCR: Optical Character Recognition）

圖片、掃描文件 start from here。
如果AI沒有辦法讀取的檔案,可以先轉成影像檔。
影像檔, 就必須用OCR讀取, 並將影像中的文字轉換為可編輯的文字資料。
AI常用OCR技術讀取掃描PDF或圖片檔裡的資訊。
應用工具如：
• Adobe Acrobat OCR
• Tesseract OCR
• Google Vision API
*如果資料已經是電子檔格式(PDF,excel , Word, report) 的文字資料, 就不用這𥚃的這個OCR處理。

Step2: 資料分類和轉換（Data Categorizing and Transforming ）

電子檔格式(PDF,excel , Word, report) 的文字資料 start from here。
這包含辨識欄位、分類資訊（如發票號碼、金額、日期），這是進一步的 AI 技術應用。
依照拿到客戶所需的結構化資料檔欄位格式, 把粹取到的資料, 轉換成客戶所需的欄位及格式。

Step 3: 資料精煉成果（Data Refined Results)

資料精煉服務成果，是產出 資料轉換器 (Data transformer)。
資料轉換器這個工具，可產出所想要的結構化資料檔(Structured Data Files), 方便客戶的IT人員滙入到公司的ERP系統,避免客戶同仁手工輸入。
也有客戶直接要產生所要的報表, 因為他們沒有自己的系統, 或者有系統並沒有I T人員耒滙入。

AI落地伺服器(AI Server)資安考量

使用offline 語言模型
確保資料在受控環境

常見問題集

永輝的「資料精煉服務」是什麼？

永輝的「資料精煉服務」是一項由AI支援的服務，旨在產出 資料轉換器 (Data transformer)，協助客戶處理各種格式的資料，將其轉換為結構化資料或所需的報表，以減少人工輸入並提高效率。
此服務於2025年5月成立的「資料精煉中心」提供。

什麼樣的資料格式需要進行OCR處理？

如果客戶提供的資料是影像檔（如圖片檔或掃描的PDF），就必須使用OCR技術將影像中的文字轉換為可編輯的文字資料。
如果資料已經是電子檔格式的文字資料（如Excel, Word, report, PDF等），則不需要進行OCR處理。
如果AI無法直接讀取的檔案，也可以先轉換成影像檔後再進行OCR。

「資料精煉服務」主要包含哪些步驟？

服務主要包含三個步驟：
Step 1 是光學字元辨識（OCR），用於從影像檔中提取文字(如為 圖片、掃描文件等，從這兒開始)。
Step 2 是資料分類和轉換（Data Categorizing and Transforming），利用AI技術辨識欄位並分類資訊，轉換成客戶所需的欄位及格式(如為 Excel Word PDF 等，從這兒開始) 。
Step 3 資料精煉成果（Data Refined Results）為 資料轉換器 (Data transformer)，用來產出所需的結構化資料檔或報表。

在資料分類和轉換階段，AI技術扮演什麼角色？

在資料分類和轉換階段，AI技術用於辨識資料中的各個欄位（例如發票號碼、金額、日期等），並對資訊進行分類。
同時，AI也會依照客戶所需的結構化資料檔欄位格式，將提取到的資料轉換成符合要求的欄位和格式。

資料轉換器是什麼？

根據客戶需求，「資料精煉服務」的成果在 資料轉換器 (Data transformer)，可以是客戶產出所想要的結構化資料檔，方便客戶的IT人員匯入到公司的ERP系統，避免手工輸入。
另外，對於沒有自有系統或缺乏IT人員匯入的客戶，也可以直接用資料轉換器 (Data transformer)產出所需的報表。

服務使用的AI落地伺服器如何確保資料安全？

為了確保資料安全，永輝的「資料精煉服務」使用的AI落地伺服器會使用offline語言模型，以確保資料在受控的環境中進行處理，降低資料外洩的風險。

哪些OCR工具可能被應用於「資料轉換器」中？

根據資料來源，可能應用的OCR工具包括但不限於Adobe Acrobat OCR、Tesseract OCR以及Google Vision API。
這些工具用於讀取掃描的PDF或圖片檔中的資訊。

為什麼客戶會需要永輝的「資料精煉服務」？

客戶需要「資料精煉服務」主要有兩個原因：
一是為了將現有的非結構化或半結構化資料（如 Excel 、 Word、PDF 、圖片、掃描文件）轉換為易於系統處理的結構化格式，以便客戶的IT人員匯入ERP等系統，避免耗時的手工輸入。
二是對於沒有自有系統或缺乏內部資源的客戶，服務可以直接產生他們所需的報表，滿足業務分析和決策的需求。

資料精煉服務如何搭配RPA軟體機器人提供服務?

RPA軟體機器人於不同系統間，資料檔整批方式的下載Download，整理Regulate，上傳Upload等三步驟，提供到位的作業處理。
使用RPA軟體機器人提供不同系統間資料整合服務
(1) Downloading Services : 將資料檔從一個系統下載成Original Excel
(2) Regulating Services: 將Original Excel 整理成Regulated Excel，這部分由資料精煉服務-由AI支援。
(3 Uploading Services: 將Regulated Excel上傳到目標系統。
也就是說: 資料精煉服務-由AI支援 執行上述(2) Regulating Services。

“資料精煉中心 Data Refinement Center”

永輝於2025年5月成立 “資料精煉中心 Data Refinement Center” ，提供 “資料精煉服務Data Refining Services”。

*資料精煉服務 由人工智慧AI支援。

(1)避免看著文件在系統手工大量輸入。
(2)使用落地離線AI伺服器 有資安考量。
(3)將非結構化資料(如 Excel 、 Word、PDF 、圖片、掃描文件）轉換為結構化格式,以便匯入ERP等系統,避免耗時的手工輸入。

*三個步驟:

(1)光學辨識OCR,從影像檔中提取文字(如為 圖片、掃描文件等，從這兒開始);
(2)資料分類和轉換 (如為 Excel Word PDF 等，從這兒開始) ;
(3)產出結構化資料檔或報表。

*資料精煉服務搭配RPA軟體機器人提供服務

(1)RPA軟體機器人於不同系統間，資料檔整批方式的下載Download，整理Regulate，上傳Upload等三步驟，提供到位的作業處理。使用RPA軟體機器人提供不同系統間資料整合服務
(2)資料精煉服務-由AI支援執行上述(2) Regulating Services。

參考資訊

以上內容由陳中成所長撰寫於202５年7月
作者曾任職於大同公司財務電算中心，台灣永光化學資訊部副總經理。

永輝-財務長最強而有力的臂膀
資料精煉服務-由AI支援
使用RPA軟體機器人提供不同系統間資料整合服務
RPA支援的資料轉移服務
不同系統間資料交換的演進

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