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RPA軟體機器人支援的ERP上線導入法

買了昂貴知名的ERP系統,為什麼上不了線?
買了知名的ERP上線失敗最大原因: 為上線導入時需選擇一個D-Day,全面準備餘額檔匯入,壓力大,萬一有些地方系統符合度不夠,再重新設定一個新D-Day ,並在準備餘額檔,超過2次時,大家沒信心,就會宣告失敗
依據演進,我們歸納為3種導入ERP方法:客戶需求訪談導入法,大量資料驗證導入法,以及最近的RPA軟體機器人導入法。
使用RPA軟體機器人支援的ERP上線導入法,將舊ERP上的過去5年資料檔轉到新買的ERP上面,沒有D-Day餘額檔問題,可以多次上線,消除上線壓力,大幅提高系統符合度,大幅減少上線失敗機率。

Email: taiwan-rpa-erp@evershinecpa.com
陳中成 首席合夥人/會計師/專利師
Dale Chen Linkedin

RPA-ERP-010
ERP上線方法有幾種?
永輝答:
世界上並不存在一個買來就可完全符合貴公司使用的ERP系統,都還要修改,而且需要顧問導入。
依據演進,我們歸納為3種導入ERP方法:
客戶需求訪談導入法,大量資料驗證導入法,以及最近的RPA軟體機器人導入法。
客戶需求訪談導入法,用於企業尚無使用過其他ERP經驗,過去各電腦系統不整合,人工作業居多,沒有完整連貫的舊資料檔。這方法失敗高,會使ERP公司及企業客戶,兩敗俱傷。
大量資料驗證導入法,已經有ERP使用經驗,但系統老舊必需換系統。例如有家公司用了IBM系統30多年,使用COBOL撰寫程式,由於後進不願意COBOL,請不到人,必需換系統。有完整連貫的舊資料檔。
其缺點為,上線要選擇一個D-Day,全面將餘額檔匯入,壓力大,萬一有些地方系統符合度不夠,再重來,超過2次時,企業客戶沒信心,就會宣告失敗。
RPA軟體機器人導入法,是大量驗證導入法的改良版,可以減少上線壓力,大幅提高系統符合度,並減少上線失敗機率,同時也是將舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面的唯一方法。

ERP上線導入法的演進 mail to : taiwan-rpa-erp@evershinecpa.com


RPA-ERP-020
可否描述"客戶需求訪談導入法"的細節?
永輝答:
企業的作業流程,及作業畫面,表單等,全部仰賴ERP公司顧問與客戶員工訪談。
這個方法通常不拿企業過去的資料檔,來作測試。
這個方法,讓許多ERP公司吃進苦頭,基本上沒法驗收,收不到驗受款的比例很高。
企業買了ERP,採用”客戶需求訪談導入法” 因而上線延遲,或失敗的機率,估計比50%還高。
可以說,客戶需求訪談導入法,使ERP公司及企業客戶,兩敗俱傷。
RPA-ERP-030
可否描述"大量資料驗證導入法"的細節?
永輝答:
用一個例子來說明。
A公司用了IBM系統30多年,目前使用COBOL撰寫程式,由於後進不願意COBOL,請不到人,必需換系統,結果選了最熱門的SAP。而導入SAP系統的顧問群,其導入手法正是"大量資料驗證導入法"。
 Step 1:
每一流程,例入驗收單,先拿舊系統的驗收單檔案資料作單元測試,先拿幾筆, 再大量大量資料驗證。

量資料驗證的做法:
由A公司的IT人員,用COBOL法做,系將Download + Regulate兩個動作合在一起,作成Regulated-Excel。假如原來IBM系統中的驗收單檔,沒有的資料,需另外準備Excel並放進去IBM系統裡面。
註:
在RPA軟體機器人導入法,先Download,再作Regulated,兩個步驟。而且並不一定非得需要原來熟悉IBM的COBOL  IT人員來作。
然後將SAP-Regulated-Excel放到SAP裡面,導SAP的顧問師懂這個SAP-Regulated-Excel格式。
單元測試成功的定義為匯入後可以產生待辦檔,最後可以產生報表。
Step 2:
選一個D-day 轉入每個表單的餘額檔

所有流程的表單,都做完單元測試後,再請A公司IT 人員,提供每個表單的餘額檔,再跑一次程式(Download + Regulate) 產生SAP Regulated-Excel,並將它匯入SAP。
它是選一個D-day (Deadline Day),舊資料在IBM案,D-day以後,資料在SAP案。
註1: 
為什麼要有D-day?

因為SAP只能檔案上傳,沒有辦法像RPA軟體機器人,模擬人的逐筆輸入,可按鍵產生上下連結關係,整批Upload 沒法產生。
註2: 
這樣的導入法,隱約地假設SAP一定可以用。
當然在單元測試時,就可知道合不合用,但這時會被強迫先接受SAP,要改以後再改。
因為公司已經付了一大筆錢了,而且擔擱的話,顧問費一天好幾萬。
在此壓力下,只好屈服,先按照SAP。

RPA-ERP-040
可否描述"RPA軟體機器人導入法"的細節?其優點為何?
永輝答:
假如用RPA軟體機器人導入上述SAP,手法將為3步驟:
Step1:開發Download數位助理,不一定需要原先設計系統的IT人員。
Step2:Excel-Original加入其他調整的檔案資料。由開發好的Regulate數位助理,變成Excel-SAP-Regulated:不一定需要原先設計系統的IT人員。
Step3:將Excel-Original upload進去SAP,先採用逐筆輸入,屆時也可以去啓動SAP裡面的上下連結Key。

D-day可以固定
RPA導入方法,應該不用提供變動D-day的開帳餘額,而是將D-day固定在某年的年底。
其他的交易資料檔,就可以用RPA模擬先上流程,再下流程,在SAP逐筆產生連結。
RPA導法和大量資料驗證導入法相比,將會更優。沒有時間壓力,確保成功。RPA導入方法,將可擊敗SAP。
RPA導入法優點:
RPA導入法,將優於大量資料驗證導入法,因為不一定要有客戶的IT來做Download 及Regulate。
RPR導入法,可以固定Deadline-Day,例如2021-12-31,當作開帳日,其他都用RPA模擬人工輸入產生上下資料連結。
大量資料驗證導入法D-day需一直變動,是造成上線時公司作業人員的壓力以及上線失敗的最大原因。
RPA導入法將D-day固定。
RPA導入法可以為客戶更多的客製化,因為沒有D-DAY壓力,時間充裕,作出來的系統會更合身。
RPA導入法也是將舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面的惟一方法。

RPA-ERP-050
RPA數位機器人,如何讓不同系統間資料交換更方便?

永輝答:
在RPA數位機器人,還未被使用前, 不論用電子檔轉進,轉出或約定一個非軍事區作FTP資料交換或API即時交換資料,都需要系統兩邊的IT設計人員協同合作。
假如有一方系統的IT設計人員不在,就無法作資料交換,辛苦的使用者就必需做重覆輪入的工作,而這個重覆輸入的工作勢必會被淘汰。
使用RPA數位機器人後,二個系統間資料的轉換,就不必一定要有客戶系統的IT人員來支援就可以做到。
例如:永輝有自己的IT人員及RPA工程師,只要客戶提供所用系統的使用者帳號及密碼,我們就可很方便的將資料轉進轉出。

不同系統間資料交換的演進 Email: taiwan-rpa-erp@evershinecpa.com

RPA-ERP-060
買了知名的ERP上線失敗的原因?
永輝答:
常聽到企業花了幾千萬,幾億買了知名的ERP,經過大約1-2年的折磨,就放棄了。
其原因之一為沒有上市上櫃導向的誘因:
任何ERP上線都很困難,而且ERP上線後維護及使用,很耗成本,沒有上市上櫃導向的誘因,公司上下沒有動力往前。
請參考: 想要上市上櫃,第一件要做的事是什麼?
其次是上線方法不對:
不重視用過去資料如何轉入,一直談新功能,想要一次換新。設定一個D day上線日。請往下看!

RPA-ERP-070
舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面,非常重要嗎?
永輝答:
非常重要! 以前都沒這樣做,因為做不到 ;要這樣做,必須有RPA軟體機器人支援才行。
用人工作平行測試,一而再,再而衰,三而竭, 是上線失敗的主要原因。
RPA軟體機器人可以取代人工作平行測試,也是將舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面的惟一方法。

不管 貴司舊電腦系統(Legacy ERP)多麼的不好,但是過去所累積的資料檔是非常有價值的。
試想想一個企業規模能作到要換新ERP,難道舊ERP都沒有貢獻嗎?
這些舊ERP產生的資料算是完整的有用的資訊,只是可能缺某些欄位,或系統間不整合,需要重工。
無論選擇多知名的ERP系統,都必需考慮把舊電腦系統裡面的資料轉入新ERP系統。
當然舊ERP轉入新ERP,其資料表結構不一樣,甚至於缺某些欄位,需要再轉入新ERP前,補資料。
過去是做不到的,但RPA數位機器人可以模擬人,去輸入到新ERP,是可以作得到的。
在嚐試著把舊ERP資料轉入新ERP的過程中,也是在做系統分析,並做驗證,轉得進去代表OK。
轉進去舊資料可以延續過去強項,大家也熟悉,同時也不必再去舊ERP系統查資料。

RPA-ERP-080
我們公司用了20多年舊系統轉成新系統,上線不順,已經陣亡了幾個資訊主管,永輝以RPA軟體機器人支援,可以提供什麼樣的服務?

永輝答:
公司在轉換企業自己選購的ERP系統時,即企業從舊系統轉換到新購系統時,永輝可以RPA軟體機器人支援的上線服務。
永輝使用RPA軟體機器人支援,提供企業新舊系統間兩個不同系統間的資料整合服務。
我們善長提供企業從舊ERP系統轉到企業新購ERP的顧問服務。
就企業的角度而言,常存在著兩個以上不同系統,系統需要整合;此外,使用的IT技術太舊,IT人員找不到,需要更換新系統。
但轉換系統失敗率相當高,即使買了知名的ERP系統,主要是上線方法不對。
例如台灣舊鐵路轉換成高鐵,其實應該併存一段期間才對,但過去的方法是選擇某一天更換新系統,有點像要選擇某一天要所有人搭高鐵,棄台鐵。
新系統上線訂定Deadline Day,就是這樣,風險太大,應該要併行一段時間才轉換。
我們累積20年經驗,發現成功率高的上線的方法,是把舊系統的資料全部下載成Original Excel,再將Original Excel加上某些欄位變成可以上傳格式的資料檔 Regulated Excel,再將該 Regulated Excel資料檔整批上傳新系統。
上線的失敗,常在於截止日的選擇,選擇好了以後,加上新舊系統上線以人工平行測試。
常見人工方法的平行測試,一鼓作氣,再而衰,三而竭。
但我們使用RPA軟體機器人,上線時用RPA軟體機器人把所有舊系統上的所有資料檔全部移轉至新系統。
上線時,舊系統可以一直用到新系統資料轉移妥當,所以新ERP上線失敗比率相當低。

RPA-ERP-090
永輝在新ERP上線服務項目及收費參數為何?

永輝答:
新ERP上線時的數位助理設置服務(永輝代號:RPA-ERP-DA)
*針對原有系統的交易單據及基本檔下載成Excel-Origin開發數位助理
*針對Excel-Origin整理規範成為目的系統所需的格式Excel-Regulated開發數位助理
*針對Excel-Regulated上載至目的系統開發數位助理
*依照數位助理數目收費
新ERP上線時的數據遷移服務 (永輝代號:RPA-ERP-DMS) 
*使用RPA-ERP-DA所述的數位助理執行數據遷移服務。
*以每個數位助理在當月使用次數,加總而成的次數收費。

以上內容由陳中成所長撰寫於2022年6月
作者曾任職於大同公司財務電算中心,台灣永光化學資訊部副總經理。
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