與客戶對話-談海外公司薪資與考勤作業服務

客戶問:請問永輝在薪資與考勤作業方面能提供啥樣的服務？貴司在薪資與考勤方面的服務有哪些特色？請問貴所提供薪資與考勤作業服務有沒有行業限制？或有沒有在某種情境下無法提供服務？假如我們自己有某些部份的HR系統，可以和永輝系統整合嗎？薪資成本分攤後的日記帳分錄，您們要如何產生？為什麼薪資款先匯給永輝，再由永輝匯給員工？會不會產生稅務問題？在地人事部門有問題詢問，要收費嗎？在地員工薪資條需要解釋，是問貴司在曼谷同事嗎？要收費嗎？

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客戶David-HR：台灣一家上市公司的HR主管
客戶Amy-CFO：台灣同一家上市公司的財務長
客戶Kevin-IT：台灣同一家上市公司的IT主管
永輝Dale-CEO：永輝所長/CPA
永輝Kerry-Payroll：永輝跨國薪資服務部主管

時間：2018年12月
地點：永輝大會議室
與台灣一家上市公司客戶 高階主管對話–談海外子公司薪資與考勤服務

關鍵對話內容摘錄如下： 

David-HR問：

請問永輝在薪資與考勤作業方面能提供啥樣的服務？
我們公司正計劃在泰國、越南、印尼、菲律賓等地設立工廠。在銷售方面，並計劃要在美國、德國、日本、韓國等國家設立自己的直營銷售點，漸漸地取代當地的代理商。

Dale Chen答：

永輝的定位在為跨國企業海外子公司提供公司登記、薪資與考勤、會計及稅務一條龍服務。
您所提的這些國家，我們都有提供。
在薪資與考勤作業方面:
我們使用雲端系統支援提供:排班、雲端定位打卡、請假、加班、薪資計算發放及繳交個稅及員工保險等，也幫忙協助安排團保及僱主責任險。
同時也提供外資公司設立前的臨時代僱服務。
至於台幹的工作證的辦理，也是我們的強項。

 David-HR問：

請問貴司在薪資與考勤方面的服務有哪些特色？ 

Dale-CEO答：

薪資與考勤作業服務，我們有2個特色：一個是熟悉在地國的勞動及薪資法規;其二是我們有自己的資訊部門。
在勞動及薪資法規方面:
我們花重金訂閱了一個全球的資料庫，包含151國。每年US$3萬元左右的使用費。
再加上，我們多年來在各的實作經驗(Hands-on Experiences)。
使我們在這方面已算是佼佼者。

在勞動及薪資方面的資訊系統:
基本上包括3個區塊：第一塊，是薪資系統，第二塊，是請假及加班系統，第三塊，是排班系統及員工打卡系統。
其中，員工排班及打卡資料，能和請假加班系統整合互相勾稽。
同時，請假和加班系統產生的請假時數，加班時數及總計，也能和薪資系統整合。

Kevin-IT問：

請問貴所提供薪資與考勤作業服務有沒有行業限制？或有沒有在某種情境下無法提供服務？

Dale-CEO答：

我們主要的是提供服務，不是賣系統。永輝當然有完整的雲端薪資與考勤系統，而且可以客製。假如客戶已用了自己的系統，我們會發揮ETL(Extract Transform Load)的專業，轉出貴司系統中的資料來應用。
基本上我們在薪資與考勤作業服務有三種服務態樣，這已包含所有行業，所有情境都可服務。

第一種服務態樣代號 F =Fully use Ever-shine System:
全部使用永輝薪資作業模組及考勤作業中4個模組:員工排班、打卡、請假、加班。
使用永輝排班系統及GPS手機打卡的資料，則轉過來給永輝的請假加班系統，永輝的系統產出未打卡，未請假及未打卡報加班的檢核清單永輝產生Cross Check Report給貴司人事處理。廣泛用於員工。

第二種服務態樣代號 B =Batch Cross Check only:
貴司使用永輝薪資作業模組，考勤作業中貴司使用自己的排班、打卡模組，Batch Cross Check交給永輝處理。。
每月定期下傳排班資料及打卡資料給永輝。
永輝依照貴司邏輯，產出未請假及未進廠卻報加班的檢核清單(Cross Check Report)，給工廠的人事部門作異常處理，產生正確的請假加班時數給永輝薪資系統。廣泛用於工廠。

第三種服務態樣代號Ｓ=Ｓemi-Automatically:
貴司僅使用部分模組(完整=薪資、排班、打卡、請假及加班5個模組)，或雖然使用了5個完整模組，但因某種緣故，是由不同廠商提供的系統，資料無法整合，Batch Cross Check交給永輝處理。
每月定期下傳排班資料，打卡資料，請假資料及加班資料給永輝。
永輝依照貴司邏輯，產出未請假及未進廠卻報加班的檢核清單(Cross Check Report)，給貴司人事部門作異常處理，產生正確的請假加班時數給永輝薪資系統。

請參考:永輝薪資考勤作業服務態樣

Kevin-IT問：

那假如我們工廠在同一地點，而且人數多，我們採用一家公司的臉部辨識人事出缺勤系統，也可以用在出入工廠的控管，同時用在員工用膳，宿舍，運動器材，借書等的管理。這種情況下，永輝可以在不更變我們的系統下提供服務嗎?

Dale-CEO答：

我猜貴司使用的臉部辨識人事出缺勤系統，應該有排班系統。我們的服務應該是上述服務態樣的第2種。如您們還有請假及加班系統，就會變成是上述服務態樣的第3種。

Kevin-IT問：

假如我們自己有某些部份的HR系統，可以和永輝系統整合嗎？

Dale-CEO答：

我們是提供服務，不是賣系統，我們跟貴司協同把工作完成。
我們的原則是不重覆輸入。
您們已經有的系統繼續用，產生的資料，約定在哪兒交換。
也確定是在那個截止點交換，交換後，就讓永輝往下處理，再將處理的結果依據貴司的格式交回給貴司系統去Upload。

我舉個例子：
台灣的外商有2-3百家的薪資是我們幫他們計算並發放的。
例如某家知名資訊公司，他們有賣HR系統，但台灣的薪資是我們處理的。
截止點是：
他們的系統產出毛額薪資(Gross-Salary)，然後交給我們作Gross-to-Net，計算後，匯款給我們永輝，然後再發給員工，然後勞保，健保，勞工退休金，員工個稅扣繳等都是我們處理。
處理好以後，產生一個薪資成本分攤後的日記分錄給客戶財務部門去入帳。

Amy-CFO問：

喔，我還以為財務部門要自己做薪資成本分攤後的日記帳分錄，您們要如何產生？

Dale-CEO答：

這個需要寫一個分攤程式，每個公司都需要客製，我們的IT人員會依照貴司的需求客製。
當然貴司每個人的歸屬部門跟會計科目對照表、及其他分攤規則要提供給我們。
此外，這部份的程式客製費用是要另外收的。

Amy-CFO問：

為什麼有些公司的員工的薪資款，會先匯給永輝，再由永輝匯給員工？這部份會不會產生稅務問題？

Dale-CEO答：

有些外商公司所開的銀行帳戶，當初在開立時，並沒有只秀出薪資總額的功能，而是每一筆都秀出來，這樣不利於薪資保密，要再申請此功能通常要總公司的大人物再來台灣一趟，因此，就會是匯過來永輝，再匯出去給員工。
在稅務上，台灣只要帳務清礎，銀行進與出金額可以勾稽，基本上可以視為代收代付。
在中國，永輝有人事代理行業執照，也可以開代收代付發票。
其他國家，只要帳務進出可以清楚勾稽，大致都沒問題。

David-HR問：

假如委託永輝後，在地人事部門有問題詢問，要收費嗎？在地員工，例如在曼谷，他／她們看薪資條需要解釋，是問貴司在曼谷同事嗎？要收費嗎？

Kerry-Payroll答：

在我們提供的服務項目範圍內詢問，是不用再收費的。
但超出範圍，例如審核勞動合同，或處理勞資爭議等是需要另外報價收費的。
此外，員工來問薪資條的事，不用再收費。

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